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InstalaciónFax


Proceso de instalación del software
Si desea bajar el software de FAX TELCEL.NET tiene que seguir los siguientes pasos:
1) Introducir su login y password de su cuenta TELCEL.NET en la pantalla inicial de FAX TELCEL.NET.
2) En su pantalla aparecerán las condiciones de aceptación del servicio de fax, en esa pantalla aparecen 3 opciones: no acepto, imprimir y aceptar.
3) Al darle click en el botón aceptar en su pantalla aparecerá la opción de bajar el software.
4) Debe hacer click en BAJAR SOFTWARE.
5) Le preguntará si desea ejecutar el programa una vez se haya instalado si desea grabarlo en el disco. Le recomendamos que escoja la segunda opción.
6) Una vez que selecciona la opción de grabarlo en el disco, le preguntará en qué directorio desea ubicar el programa. Escoja la carpeta de su preferencia y presione la tecla ENTER.
7) Comenzará la operación de instalación del software. El programa le avisará el momento en que haya finalizado la instalación.
8) Ubique el icono del software en la carpeta de su computadora en la que lo haya grabado. Abra el programa.
9) Aparecerá una pantalla como la que observa a continuación. Presione la opción SIGUIENTE.

10) En una segunda pantalla se le preguntará en qué directorio desea instalar el programa. Con la opción BROWSE, usted podrá seleccionar la ubicación que tendrá el software dentro de la máquina. Le recomendamos que escoja la misma carpeta que seleccionó en el paso seis.


11) Una vez haya escogido el directorio, presione la opción SIGUIENTE para continuar con el proceso.

12) En la siguiente ventana, deberá colocar los datos que aparecerán en la portada de cada uno de los fax enviados. Es importante introducir el número de teléfono y fax anteponiendo el código del país (Ejemplo: 58 para Venezuela) y el código de Ciudad (Ejemplo: 2 para Caracas). Al terminar de colocar los datos, deberá avanzar al próximo paso a través del botón "Siguiente", como se detalla a continuación:

13) En la siguiente ventana, se deberá colocar el login y password de su cuenta de TELCEL.NET, los cuales serán validados al momento del envío de cada Fax. Al terminar de colocar los datos, deberá avanzar al próximo paso a través del botón "Siguiente", como se detalla a continuación:


14) En las casillas que aparecen a continuación, deberá colocar la cuenta de correo de TELCEL.NET donde llegarán las confirmaciones de los correos enviados. También debe colocar la dirección del servidor SMTP: "mail.telcel.net.ve". Al terminar de colocar los datos, deberá avanzar al próximo paso a través del botón "Siguiente", como se detalla a continuación:

15) El siguiente cuadro muestra los mensajes finales de la instalación del software de fax, donde se le indica cómo debe enviar los fax desde el su PC. Para terminar el proceso presione la tecla FINALIZAR. Si desea realizar un cambio en sus datos, presione ATRÁS hasta llegar a la pantalla que requiera ser modificada.

16) Una vez que instaló el software, en la barra de INICIO o START que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla, dentro de PROGRAMAS, encontrará FAX TELCEL.NET con le ofrece diversas opciones:
a) AYUDA: Un documento de word en el que se le ofrece al usuario información básica del programa.
b) CONFIGURAR: Una pantalla en la que podrá revisar y modificar la configuración básica, la configuración avanzada y su información personal.
c) DESINSTALAR: En esta pantalla usted puede desinstalar el programa de FAX.
d) LIBRETA TELEFÓNICA: Se abrirá una pantalla en la que el usuario podrá almacenar los teléfonos contacto. Esta libreta puede ser guardada, exportada y le brinda la posibilidad de búsqueda por contacto.
e) QUICK FAX: Acá encontrará un modelo de FAX en el que sólo debe rellenar los datos del destinatario y colocar el texto que será enviado.
f) REPORTES DE FAX: En esta pantalla podrá llevar un control de los FAXES enviados, además puede verlos y guardarlos.

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Creación y envío de un FAX

Al momento de generar el contenido de su fax, usted podrá:
a) Crear un documento nuevo.
b) Abrir un documento ya existente.

1) PARA EL ENVÍO DE FAX:
1. En el menú Inicio, seleccione la opción Programas, posteriormente seleccione la aplicación Fax TELCEL.NET y le aparecerá en pantalla una Plantilla para envíos rápidos de fax. Proceda a rellenar la información que allí se le pide para su elaboración. Nota: Los campos "Para" y "Fax" contenidos en ese documento, no controlan el destino al cual su fax será enviado (sin embargo, para fines informativos y para garantizar que el documento sea entregado a la persona que usted desea, sugerimos que rellene esa información). Usted podrá seleccionar entre uno o más destinatarios siguiendo las instrucciones descritas a lo largo de la ayuda de este programa.

2. Seleccione la opción Imprimir en el menú Archivo, y siga las instrucciones descritas a continuación:
a) Seleccione como impresora Fax TELCEL.NET Printer. A continuación verá un modelo de cómo luciría esta pantalla en su computador:

 


b) Haga click con el mouse en el botón "ACEPTAR".
c) Aparecerá una ventana la cual le solicitará que introduzca el login y password que utiliza para conectarse en TELCEL.NET
d) Pulse "OK". Esta acción abre la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax.

3. Si usted desea agregar un nuevo contacto: en el menú de "Edición", seleccione "Nuevo Contacto" o haga click con el mouse en el botón "Nuevo" que aparece en la barra de herramientas de la ventana "Libreta Telefónica". En la ventana "Nuevo Contacto", incluya la información allí solicitada, luego haga click con el mouse en "OK".

4. En el caso que se encuentren creados los contactos, deberá seleccionar los contactos que servirán de destinatarios para su envío en la ventana "Libreta Telefónica - Envío de Fax". Seleccione un contacto y haciendo click con el mouse, puede seleccionar uno o más contactos para luego editarlos o simplemente agregarlos a su Lista de Envío. Nota: Cada contacto debe tener un número de fax que incluya el código de país, de área y número telefónico. 5. Una vez seleccionados los contactos podrá enviar el fax haciendo click con el mouse en el botón "Enviar". Nota: recuerde que si su fax no llega a su destino por cualquier razón, usted puede reenviarlo. (Ver Manejando los fax que ya ha enviado, Trabajar con la Lista de Envío, Trabajar con la Libreta Telefónica.)

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2) PARA TRABAJAR CON LA LISTA DE ENVÍOS:
Además de crear una lista con destinatarios para un fax, existen otras operaciones adicionales que usted puede realizar en la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax:

1. Para remover contactos de la Lista de Envío: seleccione con el mouse los contactos en la Lista de Envío; luego en el menú Edición seleccione Remover Lista de Envío o haga click con el mouse en el botón Remover que se encuentra sobre la Lista de Envío.

2. Para seleccionar una Libreta Telefónica diferente: en el menú desplegable Directorio, seleccione la Libreta Telefónica que desea utilizar. Nota: La Libreta Telefónica "All Contacts" despliega todos los contactos de todas las listas. Otras Libretas Telefónicas sólo muestran la información que allí ingrese o importe. Ver Trabajar con la Libreta Telefónica para conocer más al detalle.

3. Para modificar la información de un contacto: en la Lista de Envío, seleccione el contacto que desea modificar, luego en el menú Edición, seleccione Editar Contacto o haga click sobre el botón Editar de la ventana Libreta Telefónica.

4. Los cambios que efectúe sobre un contacto en la Lista de Envío son temporales y aplican sólo para el fax que esté por enviar. Los datos ingresados originalmente en la Libreta Telefónica no se verán afectados. Nota: Modifique el número de fax del contacto cuando sepa que la persona está en una asignación temporal ó en una oficina diferente.

5. Para ordenar los contactos dentro de la Lista de Envío: haga click sobre el título de la columna que desea utilizar como base para ordenar los contactos. Por ejemplo, para ordenar la lista por Nombre de Empresa, haga click con el mouse sobre el título de la columna Compañía en la Lista de Envío.

6. Para fijar la prioridad del fax: seleccione la opción que le quiera fijar a su fax dentro del menú desplegable Prioridad de la Lista de Envío.

7. Para enviar una portada adjunta al fax: active la opción Portada haciendo click en la casilla de verificación que se encuentra a la derecha de la Lista de Envío. Automáticamente una portada sencilla será enviada con su fax en la que aparecerá el nombre, compañía, N° páginas, la fecha y hora del envío.

8. Para guardar la Lista de Envío como una nueva Libreta Telefónica: en el menú Archivo, seleccione Guardar Lista de Envío actual como... o haga click con el mouse sobre el botón Guardar que se encuentra en la barra de la Lista de Envío. Seguidamente ingrese un nombre para la nueva Libreta Telefónica, haciendo click con el mouse en "OK". La nueva Libreta Telefónica aparecerá dentro del menú desplegable Directorio en la parte superior de la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax. Nota: Si usted modifica los datos para un contacto en la Lista de Envío, ese o esos cambios sólo se efectuarán sobre la Lista de Envío y no sobre la Libreta Telefónica. De tal manera, que si quiere preservar ese cambio, deberá guardar la Lista de Envío con otro nombre y crear una nueva Libreta Telefónica. Si lo que quisiera es modificar ese contacto definitivamente, entonces deberá hacerlo directamente dentro de la Libreta Telefónica.

9. Para cancelar un fax antes de ser enviado: haga click con el botón derecho del mouse sobre el icono de Fax TELCEL.NET en la barra de tareas de Window la cual se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla de su computador, y seleccione "Cancel Delivery" desplegado en la pantalla.

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3) PARA MANEJAR FAX ENVIADOS:
La opción Reportes contiene copia de los fax que ha enviado.

1. Para abrir los reportes: en el menú Inicio, seleccione la opción Programas, luego seleccione Fax TELCEL.NET y por último Reportes.

2. Para ordenar la lista: Haga click sobre la columna que quiere utilizar como base para ordenar la lista. Por ejemplo, para ordenar por fecha y hora de envío, haga click sobre la columna Fecha y Hora.

3. Para ver un fax que envió anteriormente: seleccione el fax que desea ver y seleccione del menú Fax la opción Ver, o haga click sobre el botón Ver Fax.Una vez desplegado el fax enviado en la pantalla, usted podrá ver diferentes páginas, ampliarlas, reducirlas, girarlas e imprimirlas.

4. Para reenviar un fax: seleccione el fax que desea reenviar, luego en el menú Fax seleccione la opción Reenviar, o haga click sobre el botón Reenviar.

5. Para eliminar un fax de los reportes: seleccione el fax a eliminar, luego en el menú Edición, con el mouse haga click en Eliminar o Eliminar todo, dependiendo de cuantos documentos desee eliminar, o haga click sobre el botón Eliminar en la barra de Reportes de Fax. Luego, confirme su decisión haciendo click en OK. Nota: Los fax eliminados no podrán ser recuperados. Si usted accidentalmente elimina un fax, salga de FaxTNet sin guardar los cambios. Luego, abra nuevamente la opción Reportes.

6. Para eliminar completamente los registros de envíos: en el menú Edición, seleccione la opción Eliminar Todo. Luego, confirme su decisión haciendo click en OK. Nota: Recomendamos revisar periódicamente los Reportes de Fax y eliminar los que no necesita, a fin de no ocupar espacio innecesario en el disco.

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4) PARA TRABAJAR CON LA LIBRETA TELEFÓNICA:
La Libreta Telefónica contiene información básica -incluyendo el número de fax- de las personas a quienes usted regularmente envía fax. Los contactos están organizados de la siguiente manera:

1. La Libreta Telefónica "All Contacts" contiene la información de todos los contactos registrados o importados de otras bases de datos.

2. Las Libretas Telefónicas creadas por usted contienen el listado de los contactos específicos que usted desea tener, pero a la vez son ingresados automáticamente en la Libreta "All Contacts". Las Libretas Telefónicas particulares o creadas por usted, ofrecen la ventaja de conseguir fácilmente el listado de las personas a quienes regularmente envía documentos vía fax.

3. Existen dos maneras para comenzar a trabajar con los contactos de las Libretas Telefónicas las cuales se detallan a continuación:
a) Abra la ventana Libreta Telefónica utilizando el acceso directo de Windows con Inicio - Programas - Fax TELCEL.NET - Libreta Telefónica
b) Cree y envíe un fax. Usted puede realizar operaciones con la Libreta Telefónica desde la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax.

4. A continuación se detallan las opciones que ofrecen las Libretas Telefónicas:
a) Para agregar un nuevo contacto: en el menú Edición, seleccione la opción Nuevo Contacto o haga click en el botón Nuevo que aparece en la barra de herramientas de la ventana Libreta Telefónica. En la ventana Nuevo Contacto, incluya la información ahí solicitada, luego haga click en "OK". Nota: Cada contacto debe tener un número de fax que incluya el código de país, código de área y número telefónico.
b) Para editar un contacto: seleccione el contacto, luego en el menú Edición, seleccione Editar Contacto o haga click en el botón Editar que aparece en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana Libreta Telefónica. Registre los datos y luego haga click con el mouse en "OK".
c) Para eliminar un contacto: seleccione el contacto, luego en el menú Edición seleccione Eliminar Contacto o haga click en el botón Eliminar que aparece en la barra de herramientas de la ventana Libreta Telefónica. Nota: Los contactos eliminados no podrán ser recuperados. Si usted accidentalmente elimina un contacto, salga de la aplicación de Fax sin guardar los cambios en su Libreta Telefónica. Luego, reinicie la aplicación y abra la Libreta Telefónica.
d) Para eliminar múltiples contactos: utilizando el mouse podrá seleccionar varios contactos; luego en el menú Edición seleccione la opción Eliminar Contacto o haga click sobre el botón Eliminar que aparece en la barra de herramientas de la ventana Libreta Telefónica. Luego, confirme los cambios haciendo click en OK.
e) Para ver los contactos en una Libreta Telefónica: Ingrese a la Libreta Telefónica, en el menú desplegable Directorio y seleccione la opción Libreta Telefónica que desea visualizar. Nota: La información de todos los contactos de las Libretas Telefónicas que posee, las podrá visualizar en la Libreta Telefónica que por defecto trae la aplicación "All Contacts". Cuando usted selecciona otra Libreta Telefónica, sólo podrá observar los datos que ahí haya ingresado o importado.
f) Para crear una nueva Libreta Telefónica: en el menú Archivo, seleccione la opción Crear nueva Libreta Telefónica. Ingrese el nombre para esta y luego haga click en OK. La nueva Libreta Telefónica aparecerá dentro del menú desplegable Directorio.
g) Para combinar dos o más Libretas Telefónicas: con la Lista de Envío abierta, seleccione en el menú desplegable Directorio la Libreta Telefónica que desea utilizar en principio y agregue los contactos que desee incluir en la nueva Libreta Telefónica haciendo click en el botón Agregar que aparece en la barra de herramientas de la ventana Libreta Telefónica. Repita el mismo proceso para las otras Libretas Telefónicas. Luego, en el menú Archivo, seleccione la opción Guardar Lista de Envío actual como... e ingrese el nombre que le quiera dar a esta nueva Libreta Telefónica.
h) Para ordenar los contactos: haga click sobre el nombre de la columna que desea utilizar como base para ordenar los contactos. Por ejemplo: para ordenar la lista por compañía, haga click sobre la columna Compañía en el listado de contactos.

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5) FAX MERGE EN MICROSOFT WORD:
La aplicación de Fax TELCEL.NET le permite enviar un sólo documento a diferentes números de fax. Una manera muy similar a la función Combinar Correspondencia de Microsoft Word. Mientras que la función Combinar Correspondencia envía toda la información a una impresora, la función Fax Merge envía el mismo documento a diferentes máquinas de fax. Nota: Para obtener instrucciones al detalle de cómo utilizar la función Combinar Correspondencia, revise la ayuda de Microsoft Word.

1. Instrucciones para utilizar el Fax Merge: Usted solamente requiere realizar los pasos que se describirán a continuación, sí y solo si, la función Fax Merge no pudo ser instalada en su computador cuando realizó la instalación inicial de la aplicación Fax TELCEL.NET.
a) Si tiene abierta una sesión de Microsoft Word, ciérrela y salga de ella.
b) Con el Explorador de Windows de su computador, busque la dirección C:/Program Files/TELCEL/ Desktop, y finalmente, la carpeta ifaxset.
c) Copie el archivo faxmerge.dot que se encuentra dentro de la carpeta ifaxset, y péguelo dentro de la carpeta Inicio que se encuentra dentro del directorio de la carpeta Office. (....../Microsoft Office/Office/Inicio).

2. Realizar un Fax Merge:
a) Abra el programa Microsoft Word.
b) Configure una fuente de datos como normalmente lo hace (función Combinar Correspondencia), pero asegúrese que exista un campo que requiera ingresar un número de fax.
c) Prepare el documento que contiene los campos a ser combinados como normalmente lo hace.
d) Para visualizar previamente la combinación (opcional):
* En el menú Herramientas, seleccione la opción Combinar Correspondencia para entrar en la ventana de ayuda de esta función.
* Haga click sobre el botón Combinar, y proceda a realizarlo sobre un documento nuevo.
* Consulte los resultados ahí desplegados para asegurarse que la información ahí contenida es la que desea enviar o combinar.
* Cierre el nuevo documento sin guardar los cambios.

6) CONFIGURAR Y REALIZAR UN FAX MERGE:
Para configurar y realizar un Fax Merge deberá ejecutar los siguientes pasos:
1. En el menú Herramientas, seleccione Fax Merge...

2. En la ventana Seleccione los campos a combinar, escoja del menú desplegable, el campo que más se relacione. El campo Número de Fax debe estar contenido en la fuente original de los datos que complementarán el documento a ser enviado.

3. Haga click en OK.

El programa Fax TELCEL.NET realizará la transmisión de un sólo documento base (el que haya creado para tal fin) y lo transmitirá vía fax a tantos destinos como números de fax estén en la fuente de datos original.

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7) ENVIAR FAX PARA MÚLTIPLES DOCUMENTOS DE OFFICE:
Utilizando la aplicación Cuaderno del Microsoft Office, usted puede combinar múltiples documentos en Word, Excel y/o PowerPoint en un solo fax.
Nota: Para obtener instrucciones al detalle de cómo utilizar la aplicación Cuaderno, revise la ayuda del Microsoft Office.

1. Cree y guarde los documentos de Word, Excel y PowerPoint que desea enviar por fax.

2. Abra la aplicación Microsoft Cuaderno.

3. En el menú Archivo, seleccione la opción Nuevo Cuaderno..., luego haga click en "aceptar".

4. Para cada documento que quiera incluir en este fax:
a) Seleccione en el menú Sección la opción Agregar desde Archivo.
b) Ubique el archivo, luego haga click en "Agregar".

5. Una vez abierto los documentos seleccionados en el menu Archivo, seleccione Imprimir Cuaderno.

6. En la ventana Imprimir, seleccione Fax TELCEL.NET Printer como su impresora, luego haga click en "Aceptar"

7. En la ventana Información de su cuenta TELCEL.NET, introduzca el login y password que utiliza para conectarse.

8. De aquí en adelante, continúe como lo haría para enviar un documento de fax normal utilizando el Fax TELCEL.NET Desktop: agregue los contactos a la Lista de Envío y luego haga click en el botón Enviar. (Vea también Crear y Enviar un Fax y Trabajar con la Lista de Envíos para mayores detalles).

9. Automáticamente se desplegará una ventana notificándole que su fax fue enviado satisfactoriamente y que recibirá una notificación de envío por correo electrónico.

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8) IMPORTAR DATOS DESDE OTROS ARCHIVOS PARA CREAR UNA LIBRETA TELEFÓNICA:
Fax TELCEL.NET puede importar los contactos de bases de datos existentes y bajo diversos tipos de archivos, reduciendo de esta manera la necesidad de ingresar la data manualmente. En primer lugar, usted debe exportar los datos desde su base de datos actual (mantenida, por ejemplo, en su programa de e-mail). Luego, debe importar esos datos a la Libreta Telefónica de Fax TELCEL.NET.

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9) IMPORTAR SU BASE DE DATOS A FAX TELCEL.NET:
1. Conozca los tipos de archivos que pueden ser importados:
a. En el menú Inicio de su computador, seleccione Programas, luego Fax TELCEL.NET y luego Libreta Telefónica, o envíe un fax para habilitar la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax.
b. En el menú Archivo, seleccione Importar Libreta Telefónica. Esta acción abrirá la ventana Selección de la Fuente de Datos. Haga click sobre la pestaña Fuente de Datos de la Máquina.
c. En la columna Nombre de la Fuente de Datos, verifique los tipos de archivos que allí se encuentran; como por ejemplo: un archivo en Microsoft Access o Excel. d. Haga click en el botón Cancelar para cerrar la ventana.

2. Exporte la base de datos existente utilizando los tipos de archivos encontrados en el Paso Nro.1, o si usted no puede importar los datos a uno de los tipos de archivo allí reflejados, exporte el archivo a otro formato que pueda ser convertido luego en uno de los tipos de archivo para importación que soporta Fax TELCEL.NET.
Nota: Los detalles sobre cómo exportar y convertir sus datos de un formato o tipo de archivo a otro, se escapan del alcance de este archivo de ayuda. Para mayor información al respecto, consulte las ayudas que vienen con el Microsoft Office (Sólo si es necesario) convierta la base de datos a un tipo de archivo que pueda ser importado a Fax TELCEL.NET.

Ejemplo: Suponga que el programa para leer e-mails sólo puede exportar los datos en el formato CSV (.csv), y Excel (.xls) es el único tipo de archivo disponible en su computador. Entonces, usted pudiera hacer lo siguiente:
a) Exportar la Libreta Telefónica del e-mail como archivo CSV (.csv).
b) Abrir el archivo CSV exportado en Excel.
c) En el menú Archivo, seleccione la opción Guarda como..., y registre el nombre que desea asignarle al archivo con formato de Excel (xls).
d) Cierre el archivo. Nota: Si usted no puede convertir el archivo en su computadora, intente convertirlo en otra computadora que si soporte los archivos que requiere Fax TELCEL.NET.

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10) REALIZAR LA IMPORTACIÓN:
1. Con la ventana Libreta Telefónica - Envío de Fax abierta o la ventana de la Libreta Telefónica, en el menú Archivo, seleccione Importar Libreta Telefónica. Esta acción abre la ventana de Selección de Fuente de Datos. Haga click sobre la pestaña Fuente de datos de la Máquina.

2. Seguidamente deberá seleccionar el nombre de la Fuente de Datos correspondiente al tipo de archivo en el cual se encuentran los datos a ser importados, luego haga click en OK.

3. En la próxima ventana, seleccione o ubique el archivo que desea importar, luego haga click en OK. Esta acción abre la ventana Selección de Columnas.

4. En la ventana Selección de Columnas, seleccione cada campo dentro de su base de datos y relaciónelo con los campos que Fax TELCEL.NET requiere para el envío de su fax. Recuerde que el campo Número de fax es requisito indispensable para poder realizar el envío.

5. Haga click en el botón OK.

6. Revise cuidadosamente los contactos importados, y edítelos si lo considera necesario para modificar algún dato no importado correctamente. Por ejemplo: cerciórese que los datos en el campo fax incluyan la información de la siguiente manera: Código País + Código de Area + Telefóno (Sin guiones ni separadores entre los números / Ejemplo: 5821234567).

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11) CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN FAX TELCEL.NET:
En el menú Inicio de su computador, seleccione la opción Programas, luego Fax TELCEL.NET, y luego Configuración. Esta acción abre una ventana en la cual usted puede cambiar la información de su login y password TELCEL.NET, la información de la dirección de e-mail a donde quiere que le lleguen las confirmaciones de los fax enviados, y cualquier otra información de utilidad para Fax TELCEL.NET.

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12) DESINSTALAR FAX TELCEL.NET:
Usted puede desinstalar la aplicación de Fax TELCEL.NET de cualquiera de las dos maneras siguientes:

1. En el menú Inicio de su computador, seleccione Programas, luego Fax TELCEL.NET y luego Desinstalar.

2. Utilice la función Agregar o Quitar Programas del Panel de Control de Windows. Al desinstalar la aplicación, no se elimina(n) la(s) Libreta(s) Telefónica(s).
Éstas se mantienen en su computador en caso de que usted luego las requiera para futuras versiones de Fax TELCEL.NET o para otras aplicaciones.

 

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